L’articolo di oggi mira a porre in primo piano alcuni esercizi di team building che costituiscono nel loro complesso un workshop molto utile per lavorare sulle dinamiche del gruppo di lavoro.
Quando si parla di team building si intendono quegli specifici metodi e strumenti volti a trasformare un semplice “insieme di persone” in un gruppo che lavora. Questa tipologia di formazione può essere utile sia per gruppi neonati, sia per gruppi che non riescono più a lavorare in modo coeso, per cui si necessita di un reset degli schemi organizzativi-relazionali fino ad ora messi in atto. Lo scopo è quello di incrementare la capacità di lavorare di nuovo come team e di conseguenza migliorarne l’efficacia e i risultati. L’obiettivo a lungo termine però è quello di un gruppo che sappia dimostrarsi solido nonostante gli inevitabili cambiamenti relativi alla struttura aziendale o al contesto esterno.
Letteralmente quindi team building significa “costruzione del gruppo” e si interessa delle dinamiche relazionali, di motivazione, di fiducia, d’integrazione, di coesione e di comunicazione all’interno di un team.
Esercizi di Team Building
Le attività che vengono implementate per il team building stimolano la produzione di idee innovative e creative, fanno emergere la leadership, come anche i punti di forza e di debolezza e facilitano la comunicazione riguardo alle mansioni e compiti che ognuno all’interno del team svolge.
Tutto questo permette di lavorare in modo aggiornato rispetto ai compiti dei colleghi al fine di poter intervenire al bisogno, sviluppando ascolto, empatia e capacità di delega. Saper ascoltare e analizzare i riscontri che si ricevono dai propri colleghi è essenziale per avvicinare la sfera del management con quella del personale operativo e per sviluppare la coesione del gruppo che lavorerà come un unico meccanismo ben oleato.
Un gruppo quindi può aver perso la propria coesione interna, per fattori sia interni che esterni, in questi casi i gruppi vincenti saranno quelli che saranno in grado di rifondarsi e di dimostrare la propria capacità di reazione di fronte ai problemi del contesto lavorativo.
Esercitazione del Reset
L’esercitazione che vogliamo proporvi nel presente articolo è quella di “schiacciare il pulsante reset”: un’utile metafora per interrompere i comportamenti disfunzionali del team e iniziare nuovamente a lavorare in maniera efficace.
In una fase preliminare il formatore dovrebbe parlare con ogni membro del gruppo al fine di capire le prospettive individuali rispetto alle criticità vissute nell’ambiente di lavoro. Ovviamente, gli esercizi proposti poi dovranno essere “cuciti” su misura rispetto a ciò che è emerso dai colloqui con i membri del team ma dovranno anche seguire tre passaggi fondamentali: la Riflessione, la Rinascita e la Resilienza.
La riflessione
Bisogna innanzitutto stabilire delle regole di base:
• Non è possibile attribuire colpe
• Tutti dovranno esprimere la propria opinione
• Tutti sono tenuti a lasciare a ciascuno lo spazio di parola
• Non ci si può interrompere
• Bisognerà partecipare con un assetto mentale, aperto a nuovi modi di pensare e riflessivo
• Il fine è quello di confrontarsi non di dibattere
• Dopo aver fissato le regole, si passa ad esaminare la situazione attuale attraverso una semplice domanda: perché siamo qui?
In questo momento, il formatore presenta l’analisi svolta nella fase preliminare, dando un feedback delle interviste ai membri del team Saranno analizzate le proprie ipotesi su come il gruppo si sia ritrovato in una situazione di “impasse”, e l’implicazione che ciò ha avuto sul gruppo stesso e sulle proprie capacità performative. Questo serve anche per stabilire il bisogno di un cambiamento che deve essere condiviso da tutti prima di passare al passaggio successivo. In questa fase quindi è richiesto al gruppo di lavorare senza attribuzione di colpe a soggetti interni o esterni al gruppo e tutti dovranno in qualche maniera risponde alla domanda “sei d’accordo che è necessario un approccio diverso?”. È fondamentale che tutti esprimano la propria opinione.
La seconda domanda da porre è: come siamo arrivati a questo punto?
Questa fase dovrebbe ruotare attorno a domande tipo:
• “cosa è successo?”
• “qual è stato il mio ruolo?”
• “come mi sento rispetto alla situazione in cui ci troviamo?
Questo step ha come fine quello di distinguere “fatti” e “sentimenti”. Per fare ciò si può ricorrere all’esercitazione del cappello bianco e del cappello rosso.
In un primo tempo, attraverso un immaginario cappello bianco indossato da tutti si dovrà discutere solamente di fatti o eventi rilevanti. Non sono ammesse quindi interpretazioni o espressioni emotive. Nel secondo turno tutti passano all’immaginario cappello rosso ed ognuno è incoraggiato a parlare di come si sente invece rispetto alla situazione attuale. Ancora una volta, è importante che tutti possano dare un loro contributo. La sessione potrebbe chiudersi con la domanda: “qualcuno può riuscire se il resto della squadra fallisce?”.
La rinascita
La domanda che si dovrebbe porre potrebbe essere di questo tipo:
“Come invece potrebbe andare meglio?”
In questa sessione si vuole che i partecipanti identifichino le caratteristiche ipotetiche di un team efficace. In questa fase non si vuole arrivare subito alla soluzione dei problemi del gruppo. Alcune delle risposte potranno sembrare ovvie, ma il fine è quello di evitare di cercare una soluzione rapida. È fondamentale che ogni membro abbia voce in capitolo su come si possa presenta una buona squadra. Questo esercizio può essere fatto attraverso sottogruppi e mediante l’ausilio di lavagna a fogli mobili dove annotare le idee dei partecipanti. Oppure attraverso la narrazione di storie in cui quel gruppo, secondo la propria opinione, ha lavorato bene insieme, come team.
Cosa è successo e cosa può imparare il gruppo da quella storia?
E quindi… “Cosa dovremmo cambiare per arrivare ad essere efficaci?”
In questa fase si chiede a ciascun membro del team di dedicare qualche minuto a scrivere quelle che considerano le principali sfide per completare i propri obiettivi di lavoro e cosa potrebbero fare gli altri membri del team per aiutarli ad avere successo nel loro ruolo.
Ogni membro quindi a turno spiega il proprio pensiero agli altri senza interruzione. La sessione si chiude con la riflessione di ciascun membro del gruppo su ciò che ha ascoltato e su cosa potrebbero fare diversamente in futuro.
“Come costruire nuove di regole di ingaggio?”
Il team dovrebbe ora stabilire un insieme formale di regole di ingaggio basate sul risultato della giornata e su altre forme di buone pratiche. Le regole di ingaggio sono progettate per migliorare la qualità e l’efficacia delle interazioni del team, sia nella riunione del progetto sia su base individuale al di fuori del gruppo.
La resilienza
La sessione si chiude con il gruppo che cerca di anticipare la prossima serie di punti di stress che potrebbero emergere in futuro, rispetto ai progetti in corso e quelli futuri. Avendo identificato potenziali problemi, la domanda alla quale il team dovrebbe rispondere è:
“Quindi come reagiremo come team quando si verificano questi problemi?”
Questo meccanismo è un modo per incoraggiare il team a riflettere rispetto all’apprendimento dal seminario e ancora più importante stabilisce dei protocolli che possono essere utilizzati se le dinamiche della squadra iniziassero a tornare problematiche.
Conclusione
Il team building racchiude la condivisione di esperienze, di emozioni generando un clima d’interazione e scambio tra colleghi. È uno strumento di eccezionale efficacia che permette di coniugare al suo interno sia la componente di formazione che quella d’incentivazione.