Che cosa rappresenta un organigramma?
L’analisi dell’organigramma e del funzionigramma
Nel lavoro di oggi vorrei concentrarmi su un aspetto che spesso e volentieri viene dato per scontato e che invece mi sembra un passo essenziale nell’analisi della domanda di servizi di consulenza all’organizzazione aziendale.
Che cosa rappresenta un organigramma? L’analisi
Nella nostra esperienza, quando un’azienda chiede una consulenza, l’analisi dell’organigramma, dei ruoli e delle funzioni dell’organizzazione è come effettuare uno screening generale dello stato di salute dei processi organizzativi interni. Potrebbe sembrare un passo scontato, ma in realtà spesso ci capita di osservare una difficoltà nella esplicitazione dell’organigramma. Spesso sono in via di costruzione o devono essere aggiornati. In tutti questi casi, già questi elementi indicano qualcosa che riguarda proprio la chiarezza interna organizzativa. E, ancora più frequentemente, ogni volta che ci concentriamo a lavorare su organigramma e funzionigramma scopriamo e motiviamo i nostri clienti a ottimizzare, nel rispetto delle risorse aziendali, i processi organizzativi. In questo modo si favorisce una maggiore chiarezza a tutti i livelli aziendali.
Che cosa rappresenta un organigramma? Il funzionigramma
Questo lavoro ha lo scopo di portare l’organizzazione a chiarire il più possibile, per tutti i componenti dell’organizzazione, quali siano le funzioni e i ruoli di ognuno. E quindi comprendere quali siano e come debbano procedere i flussi di comunicazione e informazione all’interno dei processi aziendali. Un primo passo, quindi, è l’analisi dei ruoli e delle funzioni, cercando di sottoporre ogni ruolo aziendale ad una prima analisi dei vari aspetti attraverso cui il ruolo può essere osservato.
Il ruolo
Il ruolo in questo senso si suddivide in quattro facce:
- dichiarato: si indica il ruolo contrattuale, esplicito, della persona nella organizzazione;
- effettivo: si indica il ruolo che effettivamente la persona ricopre;
- implicito: si indica ciò che, nel ruolo del lavoratore, si da per scontato e che crea uno scarto rispetto al ruolo dichiarato;
- auspicabile: il ruolo a cui o lavoratore o azienda punta per quella persona in particolare.
Questa analisi viene effettuata per tutti i nodi focali dell’organigramma e del funzionigramma. Insieme all’azienda si cerca di capire cosa debba essere chiarito ulteriormente di ruoli e funzioni del personale, che possa creare delle incrinature nei passaggi informativi dei vari processi aziendali.
Le diverse tipologie di organigramma e la fluidità
Di fatto che una organizzazione abbia un organigramma gerarchico, a matrice o a struttura piana, quello che è interessante per noi osservarne la fluidità. Attraverso la rappresentazione grafica delle gerarchie organizzative verifichiamo se il processo di passaggio delle informazioni abbia o meno degli intoppi o delle sovrapposizioni. E’ fondamentale che, almeno teoricamente, sia lineare e fluido.
Integrazione delle funzioni
Dopo questo primo step si può passare ad analizzare quanto siano integrate e coerenti le funzioni all’interno della organizzazione. O quanto possano essere chiarificate, dopo aver analizzato i ruoli. Di fatto l’analisi dell’organigramma/funzionigramma per noi è un passaggio essenziale per l’analisi della domanda. Permette quindi un percorso di consulenza chiaro negli obiettivi che insieme si vogliono raggiungere. Sia che riguardino un cambiamento organizzativo, quanto il miglioramento dei passaggi informativi e di comunicazione, per una ottimizzazione dell’allineamento aziendale rispetto agli obiettivi prefissati.