Come gestire il tempo in maniera efficace? La Gestione del Tempo è un tema che le organizzazioni ritengono sempre più importante. E’ difficile riuscire a trovare soluzioni efficaci che possano essere generalizzabili a tutte le aziende. Ogni realtà organizzativa ha il proprio incedere specifico, quella modalità di affrontare e gestire il tempo che caratterizza l’organizzazione stessa . Per tale motivo è complicato riuscire a suggerire una direzione temporale precisa e generalizzata. Vi sono tuttavia alcuni principi importanti che possono esserci d’aiuto nella gestione del tempo. In questo periodo estivo riuscire a fare mente locale rispetto alle modalità con le quali gestiamo il tempo potrebbe rivelarsi fondamentale per poter poi tornare al lavoro a settembre e risultare più performanti.

Gestione del tempo: il metodo Allen

David Allen nel suo libro “Detto, fatto. L’arte di fare bene le cose”, spiega l’importanza della gestione del tempo. In particolare consiglia uno specifico strumento per poter riuscire ad organizzare le informazioni, favorendo un maggiore “controllo” delle stesse. Nello specifico, Allen spiega che prima di tutto, per gestire al meglio il tempo, è fondamentale “svuotare” la mente. Tutto ciò che noi non riusciamo a concludere o che risulta incompiuto, deve essere intercettato ed inserito in un sistema affidabile, che deve essere “fuori” dalla nostra mente. Allen definisce questo contenitore un “inbox”. In secondo luogo bisogna definire in maniera precisa la natura dell’impegno, se sia urgente o meno, e capire il primo passo verso il suo compimento. Infine, una volta stabilite le azioni che ci portano al suo raggiungimento, è fondamentale monitorare con promemoria i vari passaggi in modo che siano organizzati e controllati con regolarità. 

Gestione del Tempo: il processo di Allen

Per semplificare e rendere più semplice il percorso che Allen ci consiglia, seguiamo i cinque passi che lui propone.

1. Intercettare tutto ciò che noi riteniamo fondamentale e che richiama la nostra attenzione;
2. Chiarirne il significato, e capire dunque cosa farne;
3. Organizzare i risultati che mostrano le varie opzioni sulle quale poi dovremo…
4. riflettere, considerando una prospettiva più ampia (personale, professionale, …) ed infine…
5. Agire, prendendo decisioni!

Gestione del Tempo: le TO DO LIST

Le “to do list” – ovvero la “lista delle cose da fare” – possono essere molto utili per gestire al meglio il nostro tempo. Le possiamo usare per gestire gli impegni di lavoro, la vita quotidiana e anche tutte le nostre attività in generale. Possiamo usare liste a breve termine: con obiettivi da raggiungere giornalmente, addirittura anche nell’arco della mattinata, oppure liste con obiettivi settimanali. Oppure, ancora, liste a lungo termine con possibili traguardi mensili o addirittura annuali. 

Possiamo immaginare anche una “Master List”con i progetti più grandi a lunga scadenza (es. annuali) ed una daily list dei progetti giornalieri. Possiamo recuperare attività o progetti dalla Master List e tradurli in attività quotidiane con la daily list. La lista giornaliera può anche essere trasferita da un giorno ad un altro se non dovessimo riuscire a terminare tutte le attività della giornata. 

Le to do list e i 4 criteri di successo

I quattro criteri fondamentali per scrivere delle list efficaci sono: 

1. calendarizzare gli impegni: dando una precisa tempistica ai nostri impegni riusciamo a darci scadenze precise, evitando dunque di procrastinare;
2. definire gli obiettivi: specificare cosa effettivamente vogliamo raggiungere permette di dare chiarezza e significato alla nostra attività;
3. segmentare la lista: dividere le attività in sotto-attività per favorire una riuscita degli incarichi più difficili e complessi, trasformandoli in più semplici;
4. gratificarsi ad ogni meta raggiunta. Ad esempio una volta conclusa un’attività si può fare una pausa piacevole in modo da rendere la conclusione dell’attività più premiante. 

Nell’articolo di oggi abbiamo visto alcuni spunti interessanti per organizzare al meglio la tua settimana lavorativa. Si tratta di semplici esempi di organizzazione del nostro tempo, favorendo una migliore gestione del tempo riusciremo anche a migliorare la nostra produttività, efficacia ed efficienza lavorativa. 

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